Архивное хранение документов, требования к помещению

В итоге деятельности организации любой правовой формы, в том числе и гос структуры, создается своя собственная документальная база, где каждый носитель информации имеет свои сроки передачи на хранение в архивы

Архивное хранение документов, требования к помещению
В итоге деятельности организации любой правовой формы, в том числе и гос структуры, создается своя собственная документальная база, где каждый носитель информации имеет свои сроки передачи на хранение в архивы. Все предприятия обязаны соблюдать эти нормы в порядке, установленном законодательством РФ.
После того, как уже прошел процесс формирования дел, которые вышли из действующего  производства, необходимо проведение экспертизы ценности. Эту процедуру можно выполнить двумя способами.
Первый предусматривает использование своих сил. Здесь предполагается организация экспертной комиссии из работников предприятия, в количестве не менее трех человек.
При другом способе возможно привлечение сторонних предприятий, которые имеют лицензию на проведение архивной организации хранения документов, или работников архивных учреждений.
По заключению проведенной экспертизы проводиться систематизация всех бумаг, которая предусматривает ряд пунктов:
1.    Проводиться переплет или подшивка документов, с обеспечением возможности свободного чтения
2.    Проведение нумерации всех листов
3.    В обязательном порядке составляется опись каждого документа с указанием всех существующих особенностей нумерации и всех приложений
4.    Заполняется лист-заверитель
5.    составляется акт об уничтожении архива
Следует указать на обложке каждого составленного тома данные предприятия, все установленные сроки архивного хранения бумаг с указанием крайних дат (при включении дел с различными периодами хранения, то это указывается в спец метке)
После того как все полностью скомплектовано, необходимо определиться о месте хранения документов. Это может быть собственно предприятие, где имеется отдельная зона или какое-либо отдельное помещение. Такие помещения должны быть оборудованы системами безопасности, противопожарной системой. Чтобы сохранить документы в надлежащем виде следует также предусмотреть регулирование температурных режимов и влажности воздуха, что можно достичь путем внедрения специальных технологий. Такие требования к помещению архивного хранения выдвигается законом, при нарушении последних могут возникнуть серьезные неприятности при первой проведенной проверкой любыми органами (прокуратура, налоговая инспекция и прочие).
Лучшим вариантом хранить документы является архивное учреждение. Можно отправлять бумаги на хранение в муниципальные архивы, также можно воспользоваться услугами государственных архивных учреждений или же прибегнуть к таким фирмам, которые специализируются на хранении архивов и в последствии их уничтожением.

Наверное, самое лучшее это последний вариант, так как такие предприятия заинтересованы в сохранности архивов и проведении уничтожения документов по установленным нормативам, чтобы не было претензий со стороны клиентов. На таких предприятиях предусмотрены все самые современные средства безопасности – видео наблюдение, сигнализации, дополнительная охрана и многое другое.