Архивное хранение кадровой документации

Кадровые бумаги – одна из важнейших сфер документооборота предприятия. Именно от сохранности личных дел зависит достоверность данных о стаже работы сотрудников. Любая ревизия или уничтожение кадровых документов должны производиться крайне аккуратно, ведь нельзя просто так уничтожить свидетельство трудового стажа сотрудника. Более того, данные действия четко регламентируются законодательством.

Что такое документы по личному составу?

Кадровыми документами (по личному составу) законодательство называет такие бумаги, которые отражают трудовые отношения работника и работодателем. К таким документам относятся:

• приказы по кадрам;
• штатные расписания;
• личные дела;
• ведомости по начислению зарплаты;
• трудовые договоры;
• должностные инструкции;
• другие документы.

Полный список таких документов есть в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (от 6 октября 2000 г.).

Хранение и уничтожение документов

Большая часть документов по личному составу должна храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника. Однако часть документов все же может быть уничтожена раньше этого срока. Как разделить документы по срокам хранения и не оставлять на десятки лет ненужное? Можно организовать архив на предприятии. Отдельное помещение, специальная мебель и несколько сотрудников, которые ориентируются в документах и их сроках хранения. Несколько затратный для организации способ.

Внеофисное архивное хранение

Этот способ менее затратен. Предприятие вызывает специалистов, которые рассортировывают документы по степени важности и срокам хранения и увозят их в специально оборудованное помещение. По истечении срока хранения архив уничтожения документов списывается и уничтожается в присутствии представителей заказчика.

Внеофисное архивное хранение и уничтожение документов позволяет предприятию экономить на оборудовании и сотрудниках архива, а также облегчает контроль за сроками хранения кадровых и бухгалтерских документов.